Vind die speld in je Outlook berg!


Als je iemand vraagt of hij/zij goed met Outlook overweg kan, antwoord diegene waarschijnlijk lichtelijk beledigd van wel. De meeste van ons werken met Outlook en kunnen hier ook prima hun weg in vinden. Toch verbaast het ons vaak hoeveel simpele maar krachtige functies niet gebruikt worden! Hierdoor werken veel mensen inefficiënt en verliezen ze veel tijd.

Iedere dag zoeken we wel een paar e-mails op. Onderstaand volgen twee methoden die dit proces aanzienlijk vergemakkelijken. Als je een tijdje geen training hebt gehad is de kans erg groot dat je minimaal 1, zo niet beide, van deze twee methodes nooit gebruikt.

Methode 1: De knop ‘Meer’ (Outlook 2013/2016)

Wanneer je het zoekveld activeert (klikken in het vakje ‘Zoeken’), verschijnt het contextuele tabblad ‘Zoeken’.

Hieronder vindt je de knop ‘Meer’.

Als je deze knop aanklikt, verschijnt er een lijst met zoekcriteria, zoals; afzender, naam van een bijlage en wanneer deze ontvangen is. Op deze manier kun je jouw zoekopdracht véél specifieker maken dan wanneer je alleen tekst in het zoekvak zou intypen. (Denk maar eens aan de keren dat je een mailtje VAN iemand zocht waarbij je ook alle e-mails te zien kreeg die je AAN die persoon had gestuurd.)

Vervolgens kun je jouw lijstje samenstellen en invullen. De volgende keer dat je een zoekopdracht wilt invoeren, krijg je hetzelfde lijstje weer te zien.*

Je hoeft overigens niet alles in te vullen, je kunt ook vakken leeg laten. Dit gaat je een hoop tijd en frustratie besparen!

*De volgende keer wanneer je in het zoekvak klikt kan het zijn dat Outlook direct een zoeksuggestie doet. Deze suggestie blokkeert vaak het zicht op de eigen zoekvakjes. Deze zoeksuggestie kun je met de ‘Escape-toets’ verbergen.

Bekijk onderstaande video om wat meer achtergrondinformatie te krijgen.

Methode 2: Zoekmappen

Ter illustratie; Ik ontvang veel PDF bestanden met nieuwe naslagwerken van de Groep Mellaart Trainingen. Het zou handig zijn om deze e-mails tijdelijk verzameld te hebben zonder daar een vaste map voor aan te wijzen.

Ik kan 2 dingen doen:

  1. Ik kan de reeds ontvangen e-mails opzoeken en handmatig verzamelen in een mapje. (Uit ervaring weet ik dat dit is wat de meeste mensen zullen doen).
  2. Mijn tweede optie is een zoekmap aanmaken welke automatisch alle e-mails bij elkaar zoekt die aan mijn criteria voldoen. Hierdoor hoef ik niets te verplaatsen of te kopiëren. Het voordeel hiervan is ook dat deze e-mails niet op een andere locatie komen te staan, waardoor er geen duplicaten ontstaan.
  • Klik met de rechtermuisknop op Zoekmappen en selecteer Nieuwe Zoekmap
  • Kies onderaan de lijst voor Een aangepaste zoekmap maken
  • Vul een passende naam in en klik op Voorwaarden
  • Vul in aan welke criteria de e-mail moet voldoen en klik op OK

In dit voorbeeld vul ik in dat de afzender iemand uit de Groep Mellaart Trainingen is.

Daarbij kan ik filteren op het woord ‘Naslagwerk’ of ‘Handleiding’.

Bij de tab Meer opties kan ik op e-mail met bijlagen filteren.

Als ik deze zoekmap aangemaakt heb is dit dus een permanente zoekopdracht geworden!

Was jij al bekend met deze functie en/of heeft deze functie je geholpen? Laat het ons weten in de commentaren!


Deze informatie maakt deel uit van onze training Time Management in Outlook, een training voor gevorderde gebruikers van Outlook welke volledig op een tijdbesparende manieren van werken en denken is gericht.

Deel deze blogpost

Over de schrijver

Imre Mellaart

Binnen Mellaart Trainingen houd ik mij voornamelijk bezig met het opzetten van maatwerk opleidingstrajecten. Ik ontwikkel bijvoorbeeld tests die de werkzaamheden en het kennis niveau van de cursisten bepalen. De gegevens analyseer ik om zo een passende training samen te stellen waarmee de opdrachtgever optimaal rendement uit de training haalt. Ook schrijf ik naslagwerken voor SharePoint en Office applicaties, daarmee hebben cursisten nog lang plezier en profijt van een gevolgde training.